خطوات وضع خطة عمل ناجحة وعناصر خطة العمل

خطة العمل Work Plan هي خارطة الطريق التي تحدد وتشرح تسلسل أنشطة ومهام المشروع وكيفية تنفيذها، لكنها في ذات الوقت ليست مجرد مخطط زمني بسيط، حيث يجب أن تتضمن خطة العمل أيضاً معلوماتٍ كافية عن المسؤوليات والأهداف وحتى الميزانية في بعض الأحيان. [1]
تعتبر خطّة العمّل الأوليّة بمثابة السيرة الذاتية للمشروع أو المهمّة، حيث تتضمن وصفاً دقيقاً للمشروع وأهدافه والنتيجة النهائية المتوقعة منه وكيفية الوصول إليها والمعنيين بتحقيقها، وعادة ما تكون خطّة العمل الناجحة مرنة وقابلة للتعديل خلال التنفيذ.

هناك العديد من المواقف التي يمكن استخدام خطط العمل فيها والتي تقسم خطة العمل إلى عدة أنواع مختلفة ومتعددة، ومن بين أكثر أنواع خطط العمل شيوعاً هي الخطة المقسّمة زمنياً: [2]

1. خطط العمل السنوية: تتضمن خطة العمل السنوية مجموعة الأهداف والمسؤوليات على مدى سنة واحدة، وبالتالي فهي تُساعد الفريق على تحديد مسار أكثر وضوحاً والبقاء عليه مع إمكانية إجراء تقييم دوري كل شهر مثلاً، الخطط السنوية يمكن الاستفادة منها أيضاً في تقييم أداء الفريق عبر المقارنة مع الخطط السنوية السابقة وتقييم التوقعات للسنة الجديدة ومحاولة معرفة ما يحتاجه المشروع للتحسن.
2. خطة العمل ربع السنوية: الخطة تتضمن المعلومات لمدة 3 أشهر فقط وهي توفر الفرصة للفريق للتوقف وإعادة التقييم للأداء والتقدم في كل ربع، كما أنّ هذه الخطة توفر مساحة لإعادة تقييم الأهداف ومقاييس الأداء المستخدمة.
3. خطة العمل الشهرية والأسبوعية: الهدف الأساسي من خطة العمل الشهرية والأسبوعية هو تنظيم العمل والمساعدة على إنجازه دون الوقوع في فخ التراكم، كما أنّ خطط العمل الشهرية والأسبوعية تزيد من تركيز الفريق والعاملين على:
   • الأهداف قصيرة المدى
   • المهام الشخصية
   • إمكانية التعاون مع الأعضاء الآخرين
   • يمكن القول أنّ الخطة الأسبوعية تدفع المشروع بخطوات صغيرة نحو الوصول للأهداف بعيدة المدى وتحقيق النجاح.

من أجل تحديد خطة عمل مناسبة للمشروع الذي تعمل عليه من الضروري أن تكون الخطة شاملةً لكافة عناصر الخطة الأساسية، وهذا يعني أنّ عليك أن تقوم بتحديد كلٍ من: [3]

1. الهدف: هدف خطة العمل هو المقصد الذي يجب أن تُحاول خطة العمل إيصال المشروع إليه وهو يتحقق في معظم المشاريع بنهاية المشروع.
2. الاستراتيجية: وهي نبذة أو بيان مختصر يشرح بشكل عام كيفية إنجاز المشروع أو الوصول نحو الهدف، على سبيل المثال إن كان الهدف هو زيادة الأرباح فقد تكون الاستراتيجية هي العمل على زيادة فعالية قسم التسويق بنسبة معينة أو قد تكون عن طريق العمل على تقليل تكاليف الإنتاج.
3. المهام: وهي وظائف أو متطلبات معينة ومحددة يجب القيام بها من أجل الوصول.
4. الغايات أو الأهداف الثانوية: وهي أهداف أو خطوات يجب تحقيقها من أجل الوصول نحو الوصول للهدف الرئيسي للمشروع، قد تكون أحياناً أهدافاً مشتقة من الهدف الرئيسي أو نتيجة حتمية لبعض المهام. على سبيل المثال قد يكون الهدف الثانوي في المثال المذكور هو العمل على تخفيض الكلفة بنسبة 20%.
5. الأساليب والمناورات: تتضمن التقنيات المستخدمة من قبل العاملين بهدف تحقيق الغايات أو الأهداف الثانوية، فمن الممكن أن تكون الوسيلة لزيادة إنتاجية التسويق هي عبر محاولة توسيع مجال الوصول من خلال قنوات إضافية ليست باهظة الثمن مثل شبكات التواصل الاجتماعي.

قد يعتقد الكثيرون أنّ رسم خطة عمل هو أمرٌ شديد التعقيد وصعب التنفيذ إلا أنّ خطوات وضع خطة عمل أبسط بكثير مما قد تعتقد، إذاً كي تبني خطة عمل جيدة ومحكمة إليك الخطوات: [5]

1. تحديد الهدف النهائي الذي يسعى إليه المشروع: أول ما يجب عليك تحديده عند بناء خطة عمل هو تحديد الهدف من وراء الخطة، أنت ستكون بحاجة إلى هدف محدد وقابلٍ للقياس لتحقيقه وإلا لن تتمكن من معرفة ما إذا كنت حققت هدفك أم لا، تذكر أنّ كون الهدف النهائي للخطة كبيراً أم صغيراً هو أمرٌ يعتمد عليك تماماً.
2. قم بتقسيم وتجزئة هدفك النهائي: بما أنّ هدف الخطة لا يتحقق في يومٍ وليلة فسيكون من المهم أن تقوم بتقسيم خطة العمل إلى خطوات سهلة وبسيطة يمكن لفردٍ أو لفريق يعمل لديك تحقيقها، كل خطوة من الخطوات يجب أن تكون قابلةً للقياس حتى يعلم العامل أو فريق العمل لديك بأنّه أنجز المطلوب منه.
3. قم بتوزيع الأدوار والمهام: بعد أن أصبح لديك خطة عمل مقسّمة إلى خطوات عليك أن تفكر بالطريقة التي يجب أن يتم فيها توزيع المهام على العمال وفرق العمل لديك، الأمر يتطلب النظر في قدرات فريق العمل ومعرفة مقدرة كل منهم لتحديد الدور الذي سوف يُنجزه كل فرد لتحقيق الخطوة المطلوبة منه بشكلٍ جيد.
4. تحديد مواعيد التسليم النهائية للخطوات والمهام: من الضروري أن ترتبط كل من الخطوات المحددة بموعد نهائي معين للتسليم وجدول زمني واضح، لأن وجود الجداول الزمني أمرٌ بالغ الأهمية فهو يحفز العاملين على إنجاز أعمالهم وتسليمها في الموعد المحدد كي يتم إنجاز المشروع في الموعد المحدد.
5. تحديد طريقة لمتابعة الأداء: عليك أن تجد أسلوباً من أجل متابعة الجميع والتأكد من أنّ كل شخصٍ يتبع القواعد ويعمل لإنجاز العمل ضمن الجدول الزمني المطلوب، بالطبع هذا لا يعني الحاجة لمتابعة العاملين شخصياً فقد يكون بعض المخططات والتقارير التي ستساعد على قياس التقدم في خطة العمل.
6. تصحيح مسارات العمل: عبر متابعة أداء عمل الجميع ودراسة التقارير سوف تكون لديك القدرة على مقارنة الأداء المطلوب بالأداء الفعلي الذي يُحققه فريق العمل، هنا سوف تكون قادراً على الانتباه للأخطاء والانحرافات عن الخطة وبالتالي ستكون قادراً على تزجية الآخرين للعودة عنها وتحقيق النجاح، توجيه الآخرين أو إعادة الجميع ليكونوا على مسارات العمل هو أمرٌ بالغ الأهمية ويُساعد على منع تفاقم الأخطاء.
7. مراجعة إنجازات العمل: بمجرد أن تنتهي كل خطوة سيكون من الضروري مراجعة العمل والتمعن في الإنجازات المحققة، المراجعة سوف تُخبرك إذا ما أنجز العاملون مهامهم بالشكل المطلوب أم لا وستجعلك تعلم إذا ما كانت خطة العمل بحاجة إلى تعديلات معينة.
8. تقييم النتيجة النهائية للعمل: انتهاء العمل لا يعني أنّ كل شيء قد تم بشكلٍ صحيح فهو يعني أنّ الفريق يعتقد أنّ كل شيء أصبح جاهزاً وحسب، انتهاء العمل هو أمرٌ يعتمد على تحقق الهدف من عدمه. تقييم المشروع والنتيجة النهائية ضروري لمعرفة ما إن كان العمل مُرضياً أو أنه بحاجة إلى تعديل أخير.

إلى جانب العناصر الأساسية لخطة العمل هناك أربعة عوامل لا بد من توفرها لخطة العمل الناجحة والمثالية:

1. الموضوعية: أول شروط أو عوامل نجاح خطة العمل أن تكون مبنية على معطيات حقيقية وموضوعية، وأن تكون الخطة الزمنية مدروسة جيداً وليست خيالية أو مبالغاً بها، كذلك أن يتم التمييز بين الأهداف العامة بعيدة الأمد والأهداف المتوسطة والقريبة، لأن وضع الأهداف في سلة واحدة يقود إلى خطة عمل غير دقيقة وغير موضوعية.
2. المشاركة: تعتبر المشاركة من أهم عناصر خطة العمل الناجحة، حتى إن كانت الخطة تتعلق بمهام فردية لا بد من مشاركتها لو جزئياً مع الأشخاص الذين لهم صلة بتنفيذها أو الذين يمتلكون الخبرة لتقييمها، فما بالك عندما تكون الخطة لعمل جماعي!
3. المرونة: لا يوجد خطة عمل ناجحة وأخرى فاشلة، بل هناك خطة عمل مرنة وأخرى جامدة وغير مرنة! فالمرونة تعني أن يتم بناء خطة العمل بطريقة تسمح بإدخال التغييرات المناسبة في الوقت المناسب، كما تتضمن المرونة القدرة على رصد الأخطاء والفجوات ونقاط الضعف في خطة العمل في وقت مبكر من بدء تنفيذها.
4. المتابعة: لا يمكن تحقيق خطة عمل مرنة وناجحة بدون متابعة حثيثة، مراجعة خطة العمل وسيرها بشكل دوري هو سبب أساسي لتحقيق الأهداف النهائية، وهي الطريقة الوحيدة لإنقاذ خطة العمل من الوقوع في فخ السير على سكة القطار مهما كانت العوائق! أو الاهتمام بالإجراءات أكثر من النتائج.

قد ينظر الكثيرون إلى فكرة إنشاء خطة للعمل والعمل من خلالها فكرةً مبتذلة ولكنها اليوم أصبحت قاعدةً لا غنى عنها إدارة المشاريع، فرسم خطة من عمل أجل المشروع تعود بالعديد من الفوائد الهامة مثل: [4]

• توفير دليل للعمل: وجود خطة للعمل يمكن أن يُساعد على إرشاد الجميع لما يتوجب عليهم فعله بهدف تحقيق الأهداف المطلوبة وبالتالي يتم توجيه الأفعال لنواحٍ معينة، عندما يتوجه تركيز الجميع نحو أهدافٍ معينة تزداد فعالية العمل ويصبح أكثر سلاسة.
• تحسين استخدام الموارد في المشروع: بما أنّ الموارد تكون محدودة في معظم المشاريع فإنّ الإدارة تُركز بشكل كبير على تقليل الهدر في الموارد وتجنب الإنفاق في المجالات غير الضرورية، عندما تمتلك الإدارة خطة عملٍ ستتضح النواحي التي يجب الإنفاق عليها وسيكون المردود أعلى بكثير نظراً لتلافي الهدر.
• توفير الدوافع والالتزام للعمال: لتحفيز العاملين وتوفير الدوافع لهم للعمل بجد أهمية كبيرة فذلك يزيد من إنتاجية العمل ويؤثر بشكل إيجابي على المشروع، ولكنّ هذا الأمر لا يمكن أن يحدث عندما لا يمتلك العمال صورةً واضحةً عما يتوجب عليهم فعله. توفير خطة عمل يوضح الصورة ويمنحهم التفاصيل ليصبح لديهم فكرة محددة عن المطلوب منهم وبالتالي يصبح من الممكن تحفيزهم للعمل بجدٍ أكبر.
• المساعدة على توفير معايير للأداء: مع امتلاك صورة واضحة عن النتائج المرجوة من العمل يصبح من الممكن مقارنة النتائج المتوقعة مع النتائج الواقعية وبالتالي يمكنك تقييم الأداء، وتوفير معايير محددة لتقييم الأداء ضروري من أجل التأكد من سير المشروع بشكل جيد والقدرة على تصحيح الأخطاء ومحاولة تلافيها مستقبلاً.

في الختام... إنّ إنشاء واتباع خطة عملٍ جيدة يؤدي لزيادة فرصك للنجاح بشكلٍ كبير، فالتنظيم الناتج عن خطة عمل جيدة يُساعد على تلافي الكثير من الأخطاء وزيادة الفاعلية للعمل وتجنب الهدر المادي وبالتالي يكون اتخاذ قرارات إدارية صحيحة أسهل بكثير.