كيفية تنظيم وترتيب المكتب في العمل

ترتيب المكتب لا يحتاج إلى جهد كبير، فبعض الخطوات البسيطة والقليل من الاهتمام كفيل بجعل المكتب في حالة مبهرة، وفي الفقرة التالية سنذكر بعضاً من النصائح التي تمهد هذا الطريق:

1. تنظيم موجودات الكتب: وضع المستلزمات الضرورية والأدوات المستخدمة بشكل دائم فقط على سطح المكتب فكرة سديدة لأنها ستضفي مساحة واسعة ومظهر مريح للعين ويمكن ترتيب الأغراض الباقية على رفوف المكتبة بشكل متناسق مع مراعاة أن يكون الأقرب هو الأشياء الأكثر استخداماً.
2. ترتيب أماكن الأدوات حسب الأهمية: لكي تكتسب سرعة وخفة في عملك حاول أن تقوم بوضع الأشياء الضرورية من جهة اليد المهيمنة أي في حال كنت شخصاً أيمناً ضع الأشياء التي تستعملها بكثرة من جهة اليمين ليصبح التقاطها واستخدامها أسرع وإذا كنت أعسراً قم بالعكس.
3. ترك مناطق فارغة: اترك أماكن فارغة لإنشاء مناطق عمل على المكتب، فلا يجب أن يكون المكتب مزدحماً بالأشياء غير الضرورية، كما أنه من المفضل ترك مسافة صغيرة بين الأشياء عند ترتيبها لأن ذلك يعد من إتكيت الترتيب والأناقة، وأيضاً تلافياً لبعثرة الأغراض القريبة عند التقاط غرض معين.
4. إنشاء أماكن للتخزين: إن الرفوف الزجاجية والخشبية والمكاتب الصغيرة ضرورية جداً في المكاتب فهي من الناحية الشكلية تضفي جمالية على المكتب ومن الناحية الوظيفية تشغل حيز صغير وقادرة على احتواء عدد كبير من الأوراق والكتب والأشياء الأخرى مما يساعدك في تنظيم مكتبك بشكل ممتاز.
5. الترتيب الأبجدي للملفات والأوراق: إن الترتيب حسب تتالي الأحرف الأبجدية يعد من أكثر الوسائل كفاءةً لإنجاز العمل بسرعة وهذه الطريقة متبعة منذ القدم وفعّالة لذلك إذا كان لديك الكثير من الأوراق والمستندات أو الاستمارات، حاول أن تقوم بتنظيمها ضمن مجلدات حسب ترتب الأحرف الهجائية.
6. استخدم التقويم الزمني: معرفة الوقت والتاريخ ضروري جداً في الأعمال اليومية وكل إضبارة عمل تحتاج إلى توثيق تاريخها، لذلك من المفضل وضع تقويم زمني ورقياً كان أم إلكترونياً على المكتب للتذكير الدائم بالوقت وتجنب الخطأ في ذلك. [1]

• احرص على تفريغ طاولة العمل باستمرار بمجرد أن تنتهي من العمل بالأدوات، وتجنب مراكمة الأكواب الفارقة أو الأوراق أو المناديل.
• لا تضع على مكتبك إلا ما تقوم به الآن، أو ما ستحتاجه خلال اليوم، بقية الأشياء لابد أن يكون لها مكانها الخاص، في الأدراج، في المكتبة، في الحقيبة، في الخزانة، أو في سلة المهملات!
• صنف أشياءك، قرر ما هي الأشياء الأكثر استخدامًا، أشياء مثل أقلام الرصاص وأقلام الحبر والمقص والوثائق المهمة وعلبة المناديل الورقية والأوراق الصغيرة اللاصقة أو حتى كريم اليدين، ضع هذه الأشياء في درج يسهل الوصول إليها، أو في علب على مكتبك.
• خزن الأشياء التي لا تستخدمها بشكل متكرر في أماكن أبعد، فالأشياء التي لا يتم استخدامها بشكل متكرر، ليس بالضرورة أن تكون في متناول يدك.
• سلة المهملات هامة جدًا، تخلص فورًا من أي شيء ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد ذلك.
• لا تنسَ تنظيف الأشياء الصغيرة والنباتات (الطبيعية والاصطناعية) والديكورات، إذا كانت مغطاة بالغبار.
• حافظ على إضاءة جيدة فوق مكتبك لأن الإضاءة من الشروط الأساسية للراحة في العمل.
• أضف لمسات جميلة إلى مكتبك دون مبالغة، احرص على أن تجعلها إضافات صغيرة وبسيطة كي لا تأخذ مساحة من مكتبك وكي لا تسبب الإزعاج، مثل الاكسسوارات تعكس هواياتك الرياضية أو الفنية، أو نباتات خضراء صغيرة تمنح المكتب لوناً ورائحة عطرة، أو حوض أسماك ملوناً يضفي رونقاً من نوع خاص على أجواء المكتب.
• كل يوم هو بداية جديدة، في نهاية اليوم قم بعملية تصفح سريعة لوضع كل شيء في مكانه بحيث تبدأ بداية جديدة ونظيفة في اليوم التالي.
• مكتبك هو المكان الذي تقضي فيه معظم نهارك، وربما ليلك أيضًا في أيام العمل الصعبة، لذا اتبع النصائح المذكورة أعلاه لترتيب مكتبك وتنظيم ملفاتك وأوراقك بشكل جيد ومنسق وجميل كي تحافظ على أجواء لطيفة تساعدك على العمل والإنتاج.

بعض الأدوات والأشياء لا يمكن الاستغناء عنها في المكتب لضرورتها وأهميتها في إكمال برنامج الأعمال اليومي، وبالإضافة إلى أهميتها فإنها تسهل العمل وتوفر الوقت والجهد، وفيما يلي سنعدد أهم هذه الأساسيات:

1. مجلدات ملونة: تعد هذه المجلدات ذات الهيكل البلاستيكي القوي وسيلة مناسبة جداً للتنظيم والحفاظ على الأوراق والمستندات المهمة فهي تحتوي في داخلها على مشابك لضمان عدم سقوط الأوراق منها وإتاحة إمكانية تقليب هذه الأوراق براحة مع بقائها داخل المجلد وهي مدعمة بغلاف بلاستيكي لحماية ما بداخلها من الماء كما أن ألوانها الزاهية تمنحها أناقة وتزيد من جمالية المكتب.
2. أقلام وأوراق: احرص على أن تتوافر أقلام احتياطية دائماً في مكتبك وذلك لكي تتجنب التأخير في حال نفذت فجأة واختر الأقلام الجافة لأن أقلام الحبر غالباً تترك أثراً ظاهراً على الأوراق مما يقلل من ترتيبها وجماليتيها، وأيضاً أحسن اختيارك لنوعية الأوراق فعليك بالأوراق السميكة التي تمتص الحبر دون ترك أثر واحفظ المواعين في مكان آمن بعيداً عن خطر انسكاب الحبر أو الماء عليه.
3. أوراق ملاحظة: إن أوراق الملاحظة تكون مفيدة جداً في ظل يوم متعب وشاق لذلك اعتد على تسجيل وكتابة ملخص لمهامك اليومية على هذه الأوراق والصقها على سطح المكتب أو على مكان تراه باستمرار لكي تتذكرها وتنجزها كاملاً دون أن تنسى إحداها.
4. طابعة ورقية: في بعض الأحيان يتوجب علينا قراءة مقالات وقصص طويلة بسبب طبيعة عملنا والقراءة من شاشة الحاسوب تكون مرهقة للعين ومضرة جداً لذلك فإن وجود طابعة ورقية سيكون مريحاً وصحياً كما أن وجود الطابعة في بعض المكاتب الحكومية لا يمكن الاستغناء عنه فهي ضرورية لطباعة المعاملات الحكومية والعقود من أجل خدمة المواطنين.
5. آلة تقطيع الورق: إن وجود هذه الآلة في كل مكتب هو شيء ضروري جداً فهي تساعد بشكل كبير في الحفاظ على نظافة مكتبك فمن المؤكد أن إتلاف الورق الغير مهم أفضل من وضعه في سلة المهملات فعن طريق هذه الآلة لن تقلق من فكرة إفراغ سلة المهملات بشكل مستمر ودوري بعد الآن.
6. أدوات أخرى: تتعدد هذه الأدوات بين كباسة، قطاعة ورق، صمغ، أربطة مطاط، مشابك ورقية، مقص، ممحاة، أقلام ملونة، أدوات هندسية، حبر وما إلى ذلك وتتراوح أهمية هذه الأدوات حسب طبيعة العمل. [2]

• مصباح مكتبي: إن العمل في ظروف الإضاءة المنخفضة يسبب إجهاداً لشبكية العين ومع تكرار هذا الجهد قد تتضرر العين، لذلك وجود مصباح كهربائي ذو إضاءة بيضاء متوسطة سيوفر بيئة مناسبة وصحية للعمل وخاصة أثناء الأعمال الليلة.
• إناء للزراعة: النباتات الطبيعية لا تعطي جمالية وحسب بل إنها تعمل على تنقية الهواء المحيط بك وتزيد من رطوبة الجو وبالتالي رطوبة وجهك ويديك وهذا ما يمنحك شعوراً بالراحة والحيوية ويدفعك للعمل بنشاط أكثر ويزيد من التروية الدموية.
• قطع ديكور بسيطة: يسمى الديكور بـ "المعالج الخفي" لما له من آثار إيجابية على الفرد فهو ينتشل الشخص من ظروف العمل الصعبة والضغوطات المتراكمة ويخلق جو من البهجة والإحساس بالتغيير لذلك نوصي بطلاء جدران المكتب بالألوان الباردة كالأخضر والأزرق لأنها هادئة وتساعد على الاسترخاء والهدوء بالإضافة إلى تغيير ديكور المكتب كل فترة لإحداث فرق في المشهد وخلق بيئة جديدة مريحة نفسياً.
• لوحة الاسم: كلٌّ منا يميل للفخر بعمله ومكانته الاجتماعية والإدارية التي وصل إليها بجهوده وتعبه، لذلك من الجميل إنشاء لوحة اسمية بشكل مزخرف ووضعها على المكتب للتعريف عن الشخصية وإبراز الرقي والجمال.
• ساعة مكتبية: تتنوع أشكال الساعات من رقمية إلى ساعات رملية أو عادية وكلها تضفي جمالاً للمكتب، كما أن بعض الساعات لها في نظامها منبهاً يمكن ضبطه والاستفادة منه في تذكر المواعيد.

• جمع المهملات فوراً: التهاون والتأخر في جمع المهملات والفضلات الورقية يؤدي لتراكمها فتشغل أماكن كبيرة وتسبب الفوضى في المكتب، لذلك أولى خطوات التنظيف التخلص من الأوراق والمستندات غير الضرورية إما برميها في القمامة أو بوضعها في قصاصة الورق لإتلافها.
• تنظيف المكتب بشكل دوري: ويشمل ذلك كل من الأرضية والرفوف وسطح المكتب بالإضافة إلى تنظيف النباتات الصناعية إن وجدت، أو أي مكان يتراكم فيه الغبار وهذه مهمة يومية صباحية يجب عدم تجاهلها.
• تلطيف الجو: الاستعانة بالعطور والروائح لتلطيف جو المكتب وخاصة العطور برائحة الورود أو التي تميل لإعطاء رائحة النظافة، فحاسة الشم تعطي انطباع مباشر للدماغ عن ماهية المكان ومدى نظافته.
• التعقيم المستمر: تميل الجراثيم والميكروبات إلى الالتصاق بالأوراق والانتقال معها من مكان إلى آخر بحكم أنها تنتقل يدوياً من شخص لآخر، لذلك يجدر تعقيم المكتب باستمرار لتجنب نقل هذه الكائنات المضرة.
• تهوية المكتب: كما ذكرنا سابقاً أن هواء المكتب معرض بشكل كبير للجراثيم، والعمل في بيئة مغلقة تعرض الشخص للعديد من الأمراض، لذلك من طرق الوصول لبيئة عمل نظيفة وصحية تغيير هواء الغرفة كل ساعة أو ساعتين وترك النوافذ مفتوحة إن أمكن.

• زيادة الإنتاج: وذلك من خلال توفير الوقت والجهد في حال كان المكتب فوضوياً والوصول إلى الأغراض صعباً، فيمكن استغلال الوقت بزيادة الإنتاج والجودة، كما أن العمل في بيئة منظمة يساعد في تنظيم خطوات العمل أيضاً.
• تسهيل العمل: لا يمكن المقارنة بين موظف يرهق نفسه في العمل ضمن مكتب فوضوي لا يملك مقومات العمل الناجح، وبين موظف يرتب مكتبه ويضع أغراضه الضرورية بقربه ويستسهل الوصول إلى ما يريد من أوراق أو ملفات بسرعة بسبب تنظيمه لها، لذلك تنظيم المكتب يهون العمل جداً ويجعله أكثر متعة وسهولة ومرونة.
• جذب العملاء: يميل العميل إلى المكتب المنظم والمرتب ذو الرائحة العطرة فذلك يبعث شعور الارتياح في صدره، ويدرك أن الموظف ذو حس عالي بالمسؤولية فيعتمد عليه لإجراء أعماله وهو مرتاح البال.
• تحقيق الراحة النفسية: الترتيب والتنظيم يبعثان الهدوء في النفس ويزرعان الثقة والقدرة على مواجهة التحديات، ومن ذلك نستنتج أهمية ترتيب المكتب وتأثيره على نفسية العامل.
• الترقية: وهذا أمر طبيعي ومتوقع من الموظف المجتهد والقادر على تنظيم مكتبه فيكسب ثقة مديره، فضلاً عن زيادة إنتاجيته في العمل ورفع الكفاءة ومستوى الجودة فتزداد فرصه في الترقية وتحسين موقعه في العمل.
• العمل في بيئة صحية: المكتب النظيف والمرتب يقي صاحبه من الأمراض والفيروسات، حيث أن العمل في جو مشحون بالجراثيم والأوساخ يسبب أمراضاً عديدة وتتالي هذه الأمراض يسبب نقصاً في المناعة ومشاكل صحية.