أنواع الهيكل التنظيمي ومميزات وعيوب الهياكل التنظيمية

الهيكل التنظيمي (بالإنجليزية: Organizational Chart) هو نظام يتم وضعه من قبل المنظمات والمؤسسات عند تأسيسها يحدد كيفية توجيه الأنشطة بحيث تتيح لكل فرد في الفريق معرفة مهامه ومسؤولياته بشكل محدد بما يتناسب مع النظام العام لتحقيق أهداف المؤسسة أو الشركة، ويتم التعبير عن الهيكل التنظيمي برسم بياني يبيّن تسلسل المسؤوليات والمسميات الوظيفية وصلات الوصل بينها.

أنماط الهيكل التنظيمي

يسمح الهيكل التنظيمي للمؤسسات بالحفاظ على كفاءاتها وتركيزها في العمل عن طريق تحديد الأدوار والمسؤوليات وتنظيم العلاقة التسلسلية بين الموظفين والإدارة كمسميات وظيفية وأقسام، كما يحدد الهيكل التنظيمي كيفية اتخاذ القرارات وتوزيع السلطة من خلال نمطين أساسيين من الهياكل التنظيمية:

1. الهيكل التنظيمي المركزي: حيث يكون تدفق القرار في الهيكل التنظيمي المركزي من سلطة عليا مثل المدير العام ومنها إلى المدير التنفيذي إلى أن تصل لأصغر عامل في المؤسسة أو المسؤول النهائي عن التنفيذ.
2. الهيكل التنظيمي اللامركزي: الهياكل التنظيمية اللا-مركزية تقوم على منح بعض السلطات والمسؤوليات لمستويات إدارية وتنفيذية مختلفة لا ترتبط بالضرورة بسلطة مركزية واحدة، ما يسهل ويسرّع عملية اتخاذ القرار من قبل القسم المعني مباشرة بالقرار.

يتم استخدام عناصر الهيكل التنظيمي الستة من قبل الإدارة لوضع خطة سير واضحة وصحيحة للمؤسسة، وهي:

1. سلسلة الأدوار أو تخصيص العمل: وهي عبارة عن تقسيم العمليات ضمن المنظمة أو الشركة إلى أدوار منفصلة، يتم من خلاله هذه العملية توصيف المهام والأدوار ضمن أقسام وأشخاص ذوي خبرة، تزيد عملية تخصيص العمل من الكفاءة عند العاملين والإنتاج، ولكن في نفس الوقت تزيد من الملل والجهد والروتين، لذا يجب تقسيم الأدوار مع توسيع نطاق المهام الوظيفية.
2. التقسيم الإداري: وهو تقسيم المنظمة إلى أقسام منفصلة يرأسها مشرفين ذوي خبرة في المجال حسب الوظيفة أو المنتج أو المنطقة الجغرافية، مثل قسم المحاسبة في الشركة أو قسم الهندسة أو قسم الصيانة، أو قسم الرياض وقسم جدة.
3. سلسلة القيادة: خلال إنشاء الهيكل التنظيمي يتم تحديد خط السلطة بالتالي تحديد سلسلة الأوامر وخط التواصل بين العاملين والمدراء أو المشرفين بحسب متطلبات المؤسسة، إما أن تكون منظمة يديرها شخص واحد هو المسؤول عن إصدار الأوامر واتخاذ القرار، أو تابعة لعدة مدراء حيث يقوم كل قسم بقيادة مجموعة من العمال بشكل مستقل نوعاً ما عن الأقسام الأخرى، ويكون له بعض الصلاحيات في اتخاذ القرارات اللازمة وإصدار الأوامر.
4. مدى السيطرة: يحدد مدى السيطرة عدد الموظفين المسؤولين عن توصيل التقارير إلى الإدارة العليا داخل المنظمة، حيث لا يوجد نوع محد مثالي من نطاق التحكم لكافة المؤسسات، ويختلف بحسب عدد الأيدي العاملة والتقسيم العام والحجم والإنتاج وطبيعة الخدمات واستراتيجيات العمل، ولكن بشكل عام يتمتع المدراء في أعلى التسلسل الإداري بنطاق تحكم ومدى سيطرة أوسع.
5. المركزية واللامركزي: تقوم الهياكل التنظيمية المركزية على التحكم وإصدار الأوامر والقرارات من خلال إدارة مركزية وتسلسل قيادة هرمي محدد باتجاه واحد، يشمل عدد محدد من الرؤساء والمرؤوسين، ويعتبر الهيكل التنظيمي للمؤسسات العسكرية والجيوش من أوضح الأمثلة التي يمكن من خلالها توضيح الهيكل التنظيمي المركزي، أما الهيكل اللامركزي هو نظام هيكلي يتيح للعاملين قدرة على اتخاذ بعض القرارات دون الحصول على موافقة من جهة عليا، وهذا النظام ينتشر في الشركات الناشئة مثل مجال التكنولوجيا أو المؤسسات الضخمة ذات الانتشار الواسع.
6. إضفاء الطابع الرسمي: وهو العنصر النهائي الذي يحدد إجراءات المنظمة وقواعدها وإرشاداتها التي يتم وضعها من قبل الإدارة العامة وتنفيذها بصفة رسمية، ويشمل توقيت عمل الموظفين واستراتيجية العمل وبعض التفاصيل الخاصة كاللباس والاستراحات والعطل واستخدام الأجهزة الإلكترونية وغيرها.

• الكفاءة في تنفيذ عملية صنع القرار: يساعد الهيكل التنظيمي في تنفيذ عملية اتخاذ القرار بشكل يتناسب مع التقارير التي يتم تقديمها للمشرف مهما كان نوع الهيكل التنظيمي، حيث يتم تقديم التقارير للجهة المعنية في المؤسسة لاتخاذ القرار المناسب بالوقت المناسب.
• تتبع الموارد البشرية: تكمن أهمية الهيكل التنظيمي في تحديد الموارد البشرية وإدارتها بالشكل الذي يتناسب مع تطلعات المنظمة واستراتيجيتها، وبالتالي معرفة وضع الشخص المناسب في المكان المناسب والإشراف على العمليات التي يقوم بها بشكل واضح.
• تحديد مهام كل موظف: يساعد الهيكل التنظيمي بشكل عام في تحديد المهام الخاصة بكل فرد في موقعه من قطاعات المنظمة، ليكون على دراية بما له وما عليه بحسب تخصصه واحتياجات المنظمة وأهدافها، والهيكل التنظيمي لا يتعامل مع الأشخاص بل مع المسميات الوظيفية.
• التفاعل بين الموظفين ومدراء الشركات: يحدد الهيكل التنظيمي كيفية التفاعل والتواصل مع المدراء والمشرفين، وقد يكون التفاعل مع المدير الرئيسي مباشرةً أو من خلال سلسلة من المشرفين حسب نظام الشركة.
• القدرة على التعامل مع التغيرات: يساعد الهيكل التنظيمي في زيادة قدرة المؤسسات على التأقلم مع التغيرات المحيطة، لقدرتها على تحديد الإدارة المناسبة والقدرة على حل المشكلات وتوقعها من خلال التقارير المرسلة من فريق العمل.

1. الهيكل التنظيمي الوظيفي: وهو الهيكل التنظيمي الأكثر شيوعاً في الشركات الصغيرة والمتوسطة والأكثر ملائمة لها، ينفذ عمليات صنع القرار من الأعلى إلى الأسفل (مركزية)، ويعتمد على تقسيم المهام والوظائف في أقسام مختلفة بناءً على تخصص القوة العاملة، وكل قسم لديه قائد ذو خبرة عالية لكن يرجع اتخاذ القرار إلى الإدارة العامة، مثل قسم المبيعات وقسم التسويق وقسم العمليات.
2. الهيكل التنظيمي متعدد الأقسام: يعتبر الهيكل التنظيمي الأفضل للمؤسسات الضخمة ذات التوزع الجغرافي، لكونه يسمح بمزيد من التخصص، حيث يتبع الهيكل التنظيمي المتعدد اطاراً لا مركزياً في عمليات اتخاذ القرار ويتم تقسيم المهام في أقسام متنوعة مستقلة نسبياً في إدارتها وقراراتها بما يتناسب مع مصالح المؤسسة بشكل عام.
3. هيكل المصفوفة: يقوم هذا الهيكل التنظيمي على تقديم التقارير لمديرين اثنين أو أكثر، أحدهما مسؤول عن أعمال الموظفين والآخر عن إدارة المشروع ككل، وهو يجمع الهيكل الوظيفي والتقسيمي حيث يمكن أن يكون اتخاذ القرار دون تسلسل هرمي دائم، ويتيح فرصة للعمل المشترك بين الأقسام ويساعد التعاون بين الأقسام المختلفة والمشاركة بالمهارات والخبرات واتخاذ القرار بشكل أسرع وأكثر فعالية.
4. الهيكل التنظيمي المسطح: وهو شائع الاستخدام في الشركات الناشئة والصغيرة أو جزء أو قسم مختلف من المنظمات الواسعة حيث يقوم العاملون بإيصال تقاريرهم بشكل مباشر للمدير وتصل قرارات المدير بشكل مباشر للعمال والموظفين فتعتمد على اللامركزية في عمليات صنع القرار حيث لا يوجد أقسام ومناصب يرأسها شخص معين.
5. الهيكل الهرمي: وهو أيضاً من الأنواع الشائعة للهياكل التنظيمية يتم من خلالها نقل التقارير عن طريق مجموعة من القادة من وإلى الإدارة العليا عن طريق مجموعة من المديرين التنفيذيين سواءً كانت المؤسسة عبارة عن أقسام متعددة أو لا، ويتمتع المدير التنفيذي الأعلى بمستوى أعلى من السلطة في عملية اتخاذ القرار.
6. الهيكل التنظيمي القائم على الفريق: وهو تقسيم المهام ضمن فرق كل منها تقدم خدمة أو منتج بشكل مستقل وتتمتع كل فرقة بالسيطرة الكاملة على المشروع واتخاذ القرارات المناسبة وتحمل عبء العمل وحل مشكلاته دون العودة إلى جهة معنية، وتتمتع الهياكل التنظيمية القائمة على الفريق بالمرونة العالية وتعتبر مثالية للمنظمات العالمية والصناعية.
7. هيكل الشبكة: يقوم الهيكل التنظيمي للشبكة على عمل مجموعة من الأفراد بشكل مستقل مع الاستعانة بمصادر خارجية للمقاولين والبائعين لتقديم خدمة أو منتج، يتيح هذا الهيكل التنظيمي للمنظمة مرونة أكبر للتكيف مع تغيرات الأسواق والانتشار الجغرافي واكتساب ثقافات منظمات أخرى للمنظمة ما يعزز تنمية مهارات العاملين.

الهيكل التنظيمي ضرورة في كل مؤسسة أو شركة أو منظمة، وتكمن أهمية الهيكل التنظيمي بكونه البنية الإدارية التي تنظّم التواصل بين المستويات الإدارية والتنفيذية المختلفة وفق خطة معروفة ومستقرة نسبياً، ولكل نوع من أنواع الهيكل التنظيم ميزات خاصة تجعله أفضل من غيره حسب نشاط المؤسسة وحجمها.

• مزايا الهيكل التنظيمي الهرمي

  1. السلطة والقيادة الواضحة: يتميز الهيكل التنظيمي الهرمي بأنه يحدد المدراء والمشرفين بوضوح يجعل كل من الموظفين والعاملين يعرفون أين يوجهون تقاريرهم ومشاكلهم أكثر من أنواع الأنظمة الأخرى، فهو يقدم خطوط واضحة للسلطة وإعداد التقارير داخل المنظمة.
  2. فهم واضح للأدوار والمسؤوليات: يعتبر الهيكل التنظيمي الهرمي من أكثر الهياكل التي تقدم بوضوح للعاملين والموظفين ماهية المهام المتوجبة عليهم حيث أن لكل فرد وظيفة محددة عليه القيام بها.
  3. تحفيز للموظفين: يتيح الهيكل التنظيمي الهرمي للموظفين فرصة لزيادة الرتبة بحسب كفاءتهم وخبراتهم ما يزيد الحافز على العمل الجاد.
  4. التخصص وتطوير المهارات: يساعد التخصص الذي تمنحه الهياكل التنظيمية الهرمية في نمو مهارات العاملين ضمن تخصصهم وزيادة الفرصة لزيادة رتبهم في المنظمة أو المؤسسة بما يتناسب مع الخبرات المكتسبة.
  5. الإشراف الدقيق على الموظفين: يعمل الهيكل التنظيمي الهرمي على الإشراف على كل من العاملين والمرؤوسين من خلال فترات تخصصها الإدارة من الرقابة على كافة الدوائر والأقسام التابعة لها.

• مزايا الهيكل التنظيمي الوظيفي

  1. تطوير مهارات الخبراء: يعمل الهيكل التنظيمي الوظيفي على تطوير مهارات العاملين بمجال مختلفة في القسم الواحد، ما يساهم في تقدم الإنتاج والخدمات من تخصص هذا القسم بمهارات عالية.
  2. وجود مهام محددة: تحدد الهياكل التنظيمية الوظيفية المهام الموكلة لكل فرد تمكنه من معرفة مهامه بشكل واضح ويقدمون تقاريرهم بشكل مباشر للمدير المسؤول في مجالهم الوظيفي.
  3. واضح وسهل: يعتبر الهيكل التنظيمي الوظيفي سهل وواضح ومحدد على جميع الأصعدة حيث يتمتع بنموذج منطقي للعمل وسهل الفهم والإدارة.

• مزايا الهيكل التنظيمي التقسيمي

  1. التركيز والمرونة على الكفاءات: يميل الهيكل التنظيمي التقسيمي إلى التركيز على كفاءات محددة للعمل في قسم محدد ضمن فريق يملك القدرة على اتخاذ القرارات المناسبة مع المشرف على هذا القسم بسهولة ومرونة دون انتظار القرار من الإدارة العليا.
  2. كفاءة الإنتاج: يمكن لمجموعة الأقسام في الهيكل التنظيمي التقسيمي العمل بشكل مشترك واكتساب وتبادل المهارات الجديدة بين الموظفين ضمن القسم نفسه والأقسام الأخرى ما يؤثر بشكل إيجابي على كفاءة الإنتاج.
  3. التنسيق بين الموظفين والمدراء: يكون التنسيق بين المدراء والموظفين أكثر مرونة بالمقارنة مع الهيكل التنظيمي الوظيفي، حيث يمتلك كل قسم إدارة خاصة يمكنها أن تضع قواعد للعمل ضمن القسم.
  4. سرعة استجابة: يتميز الهيكل التنظيمي التقسيمي بسرعة الاستجابة للتقارير التي يقدمها العاملين لكونه يدفع عملية اتخاذ القرار إلى مستوى مدراء أدنى في المنظمة كالمشرفين على المشاريع ومدراء الأقسام، ما يجعلهم أسرع في معرفة التفاصيل في العمل والقيام بالإجراءات اللازمة مباشرةً في حال وقوع مشكلة.

• مزايا الهيكل التنظيمي للمصفوفة

  1. مرونة بين الأقسام: يوفر الهيكل التنظيمي للمصفوفة الجمع بين الأشخاص ذوي الخبرة والمهارات المتناسبة من كل المجالات في المنظمة والعمل بشكل مشترك لتحقيق المشروع والأهداف، ما يساهم في تكامل الموارد البشرية وتنمية مهارات الموظفين.
  2. التواصل المفتوح بين الموظف والمشرفين: يسمح الهيكل التنظيمي للمصفوفة للموظفين بالتواصل المباشر مع جميع المشرفين الوظيفيين والمشرفين على المشروع وبالتالي مشاركة المعلومات بشكل مفتوح معهم ومشاركة ما يعرفونه وتقديم المعلومات والتقارير بحرية أكبر.
  3. مشاركة الخبرات والمهارات بين الموظفين والأقسام: يتيح الهيكل التنظيمي للمصفوفة للعاملين مشاركة خبراتهم في مجالات مختلفة حيث يتنقلون بين المشاريع ما يمنحهم خبرات في مجالات مختلفة عن تخصصهم وبالتالي تحسن الأداء الجماعي والإنتاج والأرباح.
  4. اتخاذ قرارات بشكل أفضل: نتيجة التوصل المباشر مع المشرفين يحصل المشرفين والمدراء على مجموعة المعلومات والتقارير مباشرةً من العاملين وبوضوح ما يجعل عملية اتخاذ القرار أكثر صواباً وأكثر سرعة.

• مزايا الهيكل التنظيمي المسطح

  1. تكلفة عامة أقل: يتميز الهيكل التنظيمي المسطح عن غيره بتكاليف أقل على المنظمة حيث لا تحتاج إلى عدد أكبر من الموظفين الإداريين وتفتقر للمدراء المتوسطين بين العمال والمدير وبالتالي تخفيف النفقات المتعلقة برواتب الموظفين.
  2. اتخاذ القرار بشكل أسرع: لا يحتاج الهيكل التنظيمي المسطح لتمرير التقارير على مجموعة من الرؤساء وكذلك تكون الشورى في اتخاذ القرارات لعدد أقل من الأشخاص ما يسمح للإدارة بتقديم استجابة سريعة حول القضايا والمشكلات.
  3. التواصل المباشر بين الموظف والمدير: يتميز الهيكل التنظيمي المسطح بأنه يتيح التواصل بين العمال والإدارة مباشرةً، فعند توصيل التقارير من خلال عدد كبير من الأشخاص قد تصل مشوهة أو بسوء فهم أو بتضخيم مشكلة.
  4. زيادة الحماس وحس المسؤولية على الموظفين: تساعد السرعة في اتخاذ القرار على زيادة تحمل المسؤولية لدى العاملين وبالتالي زيادة الحماس للخطوة التالية وزيادة وتسريع الإنتاج.

تتم عملية اختيار الهيكل التنظيمي المناسب للشركة بناءً على مقارنة المميزات بالعيوب تناسباً مع حجم الشركة وطبيعتها القانونية ونشاطها الذي تمارسه، وهذا عيوب الهيكل التنظيمي حسب النوع:

• عيوب الهيكل التنظيمي الهرمي

  1. بطء في عمليات اتخاذ القرار: تأخذ عمليات اتخاذ القرار في الهيكل التنظيمي الهرمي وقتاً أكثر من غيرها لكونه لا يمكن اتخاذ القرار دون مرور التقرير إلى الإدارة العامة في المنظمة من خلال العديد من الرؤساء والمشرفين.
  2. عرقلة العمل: قد ينتظر العاملون فترة طويلة دون الاستمرار في العمل بسبب عدم الاتساق الكافي في الإدارة على مستويات مختلفة ما يسبب عرقلة العمل.
  3. التأخير في التواصل: لا تملك الهياكل التنظيمية الهرمية المرونة التي تساعد في تخطي تغيير مفاجئ قد يصادف العاملين ويحتاج إلى تواصل سريع واستجابة سريعة بسبب تأخير التواصل بين الموظفين والإدارة العامة.
  4. صعوبة التعاون خارج الفريق: يعمل كل فرد أو مجموعة في الهيكل التنظيمي الهرمي بشكل مستقل حيث لا يتاح التعاون بين الأفراد من فرق مختلفة وبالتالي عدم تكوين خبرات جديدة في نطاق العمل المتكامل.
  5. زيادة في النفقات العامة: من عيوب الهيكل التنظيمي الهرمي هو زيادة التكاليف على المنظمة حيث تتضمن رواتب أعلى لمجموعة أكبر من الموظفين ذوات الخبرات العالية.

• عيوب الهيكل التنظيمي الوظيفي

  1. صعوبة التواصل مع المدراء: يوجد إدارة واحدة في الهيكل التنظيمي الوظيفي ما يجعل التواصل بين العاملين والمدراء أمر صعب خاصةً بالنسبة للشركات التي تملك عدد كبير من الموظفين.
  2. صعوبة النشاطات المشتركة: لا يملك الهيكل التنظيمي الوظيفي نشاطات مشتركة بين العاملين ما قد يسبب الملل من العمل على وتيرة واحدة بالنسبة للموظفين.
  3. صعب التغيير: يعتبر الهيكل التنظيمي الوظيفي صعب التغيير حيث يحتاج إلى تغيير النظام العام للمؤسسة والموظفين ما يكون أكثر تكلفة وتعطيل لسير العمل.

• عيوب الهيكل التنظيمي التقسيمي

  1. تكاليف إجمالية عالية: يحتاج الهيكل التنظيمي التقسيمي إلى عدد أكبر من الموظفين ذات الخبرات العالية والعديد من الأقسام لإتمام الإنتاج والخدمات ما يكلف الشركة مبالغ ضخمة من رواتب عالية لذوي الخبرات والتكاليف الأخرى لمتطلبات الأقسام المختلفة.
  2. التنافس بين الأقسام على العملاء والإنتاج: يعمل الهيكل التنظيمي التقسيمي على عمل كل قسم بشكل مستقل وقد يكون بخدمات مختلفة ما يزيد من فرص المنافسة السلبية بين الأقسام المختلفة على نفس العملاء ما ينعكس سلبياً على صورة المنظمة وقد يؤثر على أرباحها والعملاء الذين يتعاملون معها منذ القدم.
  3. ضعف كفاءة العمل والازدواجية في العمل: غياب القيادة العليا عن الإشراف على الأقسام ووضع القواعد اللازمة لها قد يدفع العاملين في قسم محدد إلى الاستهتار بالعمل ما يسبب تراجع كفاءة وإنتاج المنظمة لغياب الرقابة الكافية على كافة الأقسام.
  4. عدم العمل لصالح المنظمة بأكملها: قد يعمل القسم بشكل مستقل تماماً عن الشركة وباستراتيجية مختلفة عن استراتيجيات المنظمة الأساسية فيعمل القسم على مصالحه الخاصة دون الاكتراث للصالح العام.

• عيوب الهيكل التنظيمي للمصفوفة

  1. عدم تحديد المسؤوليات والأدوار: يتمتع الهيكل التنظيمي للمصفوفة بالفرق المتداخلة ما يجعل الموظفون خلال تنقلهم بين المشاريع بارتباك لعدم المعرفة الكافية عن مهامه الخاصة بشكل واضح وحتى صعوبة في معرفة الشخص الذي يتوجب عليهم توجيه تقاريرهم له.
  2. التضارب في القرارات: لكونه في الهيكل التنظيمي للمصفوفة يتم إرسال التقارير إلى أكثر من مدير قد يحدث تضارب في الأهداف والأولويات ما ينعكس بشكل سلبي على فريق العمل، وقد يكون هذا التضارب نتيجة صراع السلطة.
  3. اتخاذ القرارات بشكل أبطأ: يكون البطء في اتخاذ القرار في الهياكل التنظيمية للمصفوفة نتيجة التضارب الذي تحدثنا عنه سابقاً أو بسبب الطبيعة المعقدة لهذا الهيكل التنظيمي بسبب تأخر التوافق في الرأي بين العاملين على المشروع وبالتالي التأخر في الانتقال للخطوة التالية وتوصيل التقارير للجهات الإدارية وبالتالي تأخر اتخاذ القرار والتنفيذ.

• عيوب الهيكل التنظيمي المسطح

  1. لا يعتبر خيار مناسب للمنظمات الضخمة: بينما يعتبر الهيكل التنظيمي المسطح خيار أفضل للمنظمات الناشئة والصغيرة إلا أنه غير مفضل للمنظمات الضخمة حيث يصبح عدد الموظفين كبير جداً بالمقارنة مع المدراء، ما يجعل التواصل معهم أصعب.
  2. فقدان السيطرة على الموظفين: يمكن للإدارة أن تفقد السيطرة على العاملين في المؤسسة نتيجة العدد الكبير وزيادة الإنتاج فتنتشر السلوكيات السيئة ولا يتمكن المدير من تقديم الدعم الكافي للموظفين وقراراتهم.
  3. عدم الرضى الوظيفي بالنسب للموظفين المتميزين: غالباً ما يشعر الموظفين المتميزين والطامحين لعلو مراتبهم بعدم الرضى عن مناصبهم التي لن يتمكنون من تغيرها لعدم وجود مناصب إدارية أعلى ويبقوا كباقي الموظفين وهذا قد لا يتناسب مع طموحاتهم، ما يجعلهم يبحثون عن فرص عمل أخرى تجعلهم في مراتب أفضل.
  4. عدم وجود مهام ووظائف محددة للموظفين: في الهيكل التنظيمي المسطح يكون لدى الموظف عدد أدوار مختلفة أي لا يكون هناك تخصص يُمَكّن الموظفين من تنمية مهارات محددة وبالتالي تراجع الدافع لدى العامل الذي يسعى للتطور في مجاله.