أسئلة مقابلة العمل لوظيفة مدخل البيانات وأجوبتها

إدخال البيانات (Data Entry) مجموعة من المهام التي تقوم على تعبئة البيانات الخاصة بالشركة وتنظيمها وحمايتها وتخزينها لمعلومات كافة الأقسام، لذلك تعتبر وظيفة مدخل البيانات حساسة ودقيقة، حيث تبنى عليها جميع معلومات الشركة، ومدخل البيانات هو الشخص الذي يعمل على كتابة البيانات وتخزينها وحمايتها باستخدام إما برامج الأوفيس أو برامج أخرى خاصة بنوع كل شركة، وتحول هذه الوظيفة المعلومات والإنتاج الخاصة بالشركة إلى لغة الأرقام التي يتم تنظيمها ضمن جداول.

1. لماذا ترغب بالعمل كمدخل بيانات؟
   أنا مهتم بالعمل كمدخل بيانات بالدرجة الأولى لأوظف مهاراتي في عمل يناسبني لأقدم فيه كل طاقتي فأنا أملك مهارات مهنية مناسبة للوظيفة ويمكنني كتابة ما يقارب 75 كلمة في الدقيقة، كما أنه لدي خبرة في التعامل مع برامج الكمبيوتر ومن جهة ثانية أنا أفضل العمل المكتبي المستقر وأشعر أنه يمكنني النجاح بهذه الوظيفة. 
2. ماذا تعرف عن مدخلي البيانات وعملهم؟
   هنا يجب شرح بعض المسؤوليات التي يقوم بها مدخلي البيانات، فمثلاً مدخل البيانات يتولى مهمة إنشاء البيانات وتنظيمها والتأكد من دقتها مع مراجعتها بانتظام وتحديث المعلومات بشكل روتيني منظم مع الحفاظ على أمن المعلومات وحمايتها الكترونياً.
3. تكلم عن عملك السابق
   في الإجابة على هذا السؤال يجب ذكر المكان الوظيفي الذي تم العمل فيه بصدق، وذكر الخبرة التي يمكن تقديمها، وكيف يمكن توظيف ما تعلمته سابقاً بنجاحك وتطور عملك.
4. لماذا يجب أن نوظفك كمدخل بيانات في شركتنا؟
   هنا يجب الإجابة بأنك تملك المهارات التي تم ذكرها سابقاً، والتي تساعدك على النجاح في وظيفتك، ويمكنك من خلال مشاركة خبرتك مع الشركة الجديدة أن تعمل على تطوير الشركة وإضافة بصمتك الخاصة.
5. صف روتينك اليومي كمدخل بيانات
   يجب من خلال الإجابة على هذا السؤال بروتينك في العمل أن توضح قدرتك التنظيمية، ومهارات إدارة الوقت لديك، وإظهار دقتك في العمل كمدخل بيانات، وأنك قادر على تلبية حاجة المقابل. [2-3-4-5]

1. كم عدد الكلمات التي يمكن أن تكتبها في دقيقة واحدة؟
   يجب على مدخل البيانات أن يتدرب ليستطيع كتابة ما يقارب 70 إلى 75 كلمة في الدقيقة بدون أخطاء إملائية طباعية.
2. كيف تتعامل مع المعلومات السرية؟
   المعلومات السرية بداية يجب أن يتم حفظها بدرجة عالية من السرية عند إدخالها وتخزينها وحفظها بملفات سرية ويمكن إقفالها وعدم إخبار أي أحد من كادر العمل عنها، ويجب التعامل معها بدرجة عالية من الدقة والانتباه للتفاصيل وبذلك يمكن حفظها بأمان.
3. كيف تنقذ نفسك من فخ الروتين في عمل مدخل البيانات؟
   الملل من الروتين هو فخ لجميع أنواع الأعمال دون استثناء ولا يقتصر على عمل مدخل البيانات ويمكن تجنب الوقوع فيه من خلال استراتيجيات العمل المتجدد ومحاولة ابتكار طرق جديدة وإبداعية لتطوير وتحسين العمل مع أخذ فاصل استراحة عند الشعور بسيطرة الروتين اليومي.
4. ما هي نقاط القوة التي تساعدك في العمل كمدخل بيانات؟
   هنا يجب ذكر متطلبات العمل كنقاط قوة لك تجعل المقابل يشعر بتمكنك منها، فمثلاً أملك نقاط قوة تساعدني في عملي كمدخل بيانات مثل قدرتي على حل المشكلات التقنية بسرعة والمرونة التي أعمل بها تجعلني قادر على العمل تحت الضغط دون أن تخرج زمام الأمور عن سيطرتي ودون أن يحدث أي خطأ في إدخال البيانات، كما أنني أتمتع من خلال خبرتي بدقة عالية وقدرة على المراقبة ما جعلني أنجح بشكل كبير في عملي بهذا المجال.
5. تحدث عن صعوبات واجهتك وقمت بحلها
   هنا يجب التحدث بصدق عن عقبات تعرضت لها في عملك السابق ومشكلات عملت على حلها، فمثلاً بدأت العمل في شركة كانت تعتمد في بدايتها على العمل اليدوي، وعندما بدأت بإدخال البيانات والعمل التقني لم يكن هنالك عدد كبير من الموظفين، ما اضطرني للعمل بشكل مضاعف ومتعب ودقيق أكثر فوصلنا لمرحلة نعمل فيها لساعات متواصلة ما يجعلنا نفقد تركيزنا.
   وبعد ذلك استطعنا إنجاز جميع البيانات وتنظيمها بدقة من خلال تنظيم وقتنا ووصلنا إلى حالة الاستقرار وبدأنا بإدخال البيانات الجديدة بشكل مباشر ومتتابع ما أثار إعجاب المدير بفريقي وتمت مكافأتنا. [5-4-1-3]

1. ما هي البرامج المستخدمة في ادخال البيانات؟
   تختلف البرامج المستخدمة باختلاف نوع الشركة وتوجهها ونوعية البيانات التي تعتمد عليها، ويجب على مدخل البيانات إتقان العمل على العديد من البرامج لتمكنه من العمل على أي برنامج يطلب منه، فمثلاً يمكن التعامل مع برامج الأوفيس مثل Word وExcel أو فوتوشوب أو غيره من البرامج.
2. كيف تتجنب فقدان البيانات؟
   العمل كمدخل بيانات يتطلب بالدرجة الأولى القدرة على حماية البيانات التي يتم إدخالها بشكل متكرر ومنتظم فمثلاً يمكن حمايتها من خلال العمل على إعداد نسخ احتياطية وتخزين البيانات بأشكال متعددة وبنسخ متعددة والاحتفاظ فيها بعدة أماكن واختيار أفضل أدوات للتخزين والعمل على إعداد فريق كامل لحفظ أمن المعلومات والبيانات في الشركة.
3. كيف تمنع التراكم في عملك؟
   بداية يجب وضع وقت محدد لأداء أي مهمة مهما كانت بسيطة ووضع جدول زمني خاص لإتمام عدد معين من المهام ويجب تنظيم مواعيد العمل بناء على وقت أداء هذه المهمات، بحيث لا يحدث أي تضارب أو تقصير في أداء الواجبات، أو تجميع للمهمات المطلوب إدخالها، ويجب مراجعة هذا الجدول الزمني بانتظام وتحديثه تبعاً لمواعيد العمل المهمة، وذلك يمنع من تراكم الأعمال.
4. اشرح أكثر أخطاء إدخال البيانات شيوعاً
   إن أي خطأ بسيط يمكن أن يبنى عليه أخطاء كبيرة، لذلك يجب على مدخل البيانات أن يكون على علم كاف بالأخطاء التي قد يواجهها لتجنب الوقوع فيها والانتباه لها.
   مثلاً قد يحدث خطأ في تنسيق البيانات، ويسبب التنسيق الخاطئ لمعلومة واحدة بحدوث خطأ في جميع المعلومات التي تليها مما يتطلب وقت طويل لإعادة تصحيحها والتأكد منها، أو قد يحدث الخطأ عند إدخال معلومة خاطئة أو غير دقيقة وهذا قد يغير البيانات كلها، وقد يكون الخطأ من المدخل نفسه عند شعوره بالتعب أو نتيجة سرعته في الكتابة فيحدث خطأ في البيانات المدخلة.
5. ما هي لغات البرمجة التي تعرفها؟
   يوجد العديد من لغات البرمجة وكل شركة تهتم بما يناسبها وعليك طرح معلوماتك بما يخص هذه اللغات بشكل دقيق، فمثلاً هنالك لغة HTML ولغة Python ولغة java.
   قد يتم إجراء اختبار عملي تكتب فيه كلمات خلال وقت محدد في برنامج معين، وقد يتطلب منك إعداد جداول معينة أو القيام بمهمات معينة على البيانات، ويقيس المقابل من خلال هذا الاختبار قدرتك على العمل كمدخل بيانات. [2-3-4-5]

عند العمل كمدخل بيانات من المهم الاهتمام بتطوير مهارات خاصة تؤهل للنجاح في هذه المهمة، وإظهار هذه المهارات في مقابلة العمل، ومن أهم المهارات نذكر: [1-2-3]

• الدقة: يعتمد عمل مدخل البيانات بشكل رئيسي على الدقة والتنظيم والانتباه للتفاصيل، حيث أن أي خطأ مهما كان صغيراً قد يبنى عليه آثار وأخطاء كبيرة متتالية، ويجب ذكر هذا في مقابلة العمل عند السؤال عن المهارات، كما يمكن إظهاره من خلال التصرفات والأجوبة في المقابلة.
• الحفاظ على سرية المعلومات: من أهم المهارات التي تتطلبها وظيفة إدخال البيانات هي الحفاظ على سرية المعلومات التي يتم إدخالها فمدخل البيانات يكون بين يديه المعلومات التي تخص كافة أقسام الشركة وتعاملها مع الشركات الأخرى والأمور المالية، لذلك يجب أن يكون حافظ للأسرار مخلص لعمله.
• سرعة الطباعة: يتطلب عمل مدخل البيانات أيضاً سرعة كبيرة في الطباعة، حيث يقع على عاتقه إدخال عدد كبير من المعلومات في وقت محدد وقد يكلف بمهمات لديه لإنجازها ساعتين أو أقل لكتابة معلومات معينة، لذلك يجب أن يتدرب بشكل سريع على الكتابة.
• مهارات تواصل عالية: يحتاج مدخل البيانات لمهارات تواصل عالية شفهية وكتابية تزيد من فرص قبوله في المقابلة وتساعده على تميزه في عمله. 
• المهارات التقنية الحاسوبية: يعتمد عمل مدخل البيانات بالدرجة الأولى على التعامل مع الحواسيب والبرامج المكتبية وبرامج الأوفيس وغيرها، لذلك يجب أن يملك مدخل البيانات مهارات تقنية حاسوبية عالية.